19 Jun “Work from everywhere” y transformación digital: Vacuna necesaria para estudios de abogados en tiempos de pandemia

En los últimos meses hemos venido experimentando de manera muy directa las ventajas y desventajas del trabajo remoto y de la transformación digital que vienen sufriendo algunos estudios de abogados a raíz de la declaración del estado de emergencia y la orden de inmovilización social decretada, así como debido a la automatización que empieza a incorporarse cada vez más a la práctica de la asesoría legal. Por ello, según OCDE (Organismo para la Cooperación y el Desarrollo Económico) más de 3 millones de empleos se perderán en los próximos 10 años.

Teniendo en cuenta todos estos cambios, surgen estas interrogantes: ¿Qué vamos a hacer con nuestros estudios de abogados?, ¿estamos frente a una era de cambio o más bien frente a un cambio de era en la prestación de servicios legales?, ¿es algo futuro o ya está sucediendo hoy?, ¿cómo vamos a actuar proactivamente frente a esta nueva realidad?, ¿la eficacia de la modalidad de trabajo remoto es coyuntural y solo sirve frente al estado de emergencia?, ¿puede un estudio de abogados basar su operación bajo la modalidad de trabajo remoto de manera permanente?

Estamos seguros que todos hemos escuchado en algún momento sobre la automatización, la robotización, la inteligencia artificial y la transformación digital. Nuestros estudios de abogados no han sido ajenos a estos importantes cambios. El trabajo remoto y la transformación digital han significado para muchos de los estudios poder viabilizar la continuidad de la operación e incluso incrementar su productividad y eficiencia. Esta potente combinación (trabajo remoto más transformación digital) ha sido sin duda una vacuna muy necesaria en tiempos de pandemia.

Entre las principales ventajas del trabajo remoto hemos podido observar que éste incentiva el uso de más y mejores tecnologías en comunicaciones e información, lo que beneficia tanto a empleadores como a trabajadores. Asimismo, genera un importante ahorro de tiempo y dinero en el transporte y menos robos a los trabajadores debido a que ya no se movilizan a diario a sus centros de trabajo. Todo ello, genera una serie de externalidades muy positivas en el ámbito personal y emocional del trabajador, ya que le permite vivir en un ambiente más seguro, e incluso con menos contaminación y con menos tráfico. Esto le generará a su vez, más tiempo para desarrollar vida familiar, deportes entre otros. También encontramos como un aspecto relevante de esta modalidad de trabajo, que posiblemente se cometan mucho menos faltas disciplinarias laborales, debido a que se reducirán los conflictos entre trabajadores que usualmente se generaban debido a la convivencia e interacción en espacios físicos. Todo esto, facilitará un mejor clima laboral, permitiendo que los colaboradores estén más enfocados en los resultados, alineando su desempeño a la visión de su Organización. Esto generará más eficiencia y menos control burocrático.

En este orden de ideas, habrá que evaluar si realmente requerimos contar hoy en día, con una oficina física o si es más bien un tema innecesario y del pasado, ya que probablemente no tiene ningún impacto en la calidad y eficiencia en el servicio de asesoría legal que prestamos a nuestros clientes. Por lo tanto, vale la pena cuando menos preguntarnos, si una oficina implementada o bien ubicada, tendrá algún real impacto en la viabilidad y crecimiento de nuestro sector o en el aporte efectivo de generar valor a nuestra organización o a nuestros clientes.

Consideramos que lejos de significar una desventaja el no contar con una oficina física, constituye más bien una enorme oportunidad de crecimiento para los abogados. Esto es así, ya que además del importante ahorro en la estructura de costos, ya sea al momento de comprar una oficina o al momento de pagar un alquiler (como sucede en la mayoría de casos) dejar de tener una oficina física permitirá tener mayor flexibilidad para responder a los cambios que presenta la “nueva normalidad”.

A estas alturas, cabe aclarar que no intentamos ser radicales o apegados a tendencias o “modas”. Con lo cual haríamos mal si afirmamos que, a partir de ahora, un estudio de abogados no deberá contar con una oficina física. Consideramos que en algunos casos aun será conveniente. Lo que más bien, tratamos de introducir como reflexión es analizar que además del trabajo tradicional en una oficina física, debemos tener muy presente el trabajo remoto como una herramienta de gestión del talento dentro de nuestras firmas de abogados y entender cómo esta modalidad más bien nos abre un sinfín de oportunidades que sumarán mayor valor y crecimiento a nuestras organizaciones.

Esto no quiere decir que el trabajo remoto, hoy utilizado por necesidad durante el estado de emergencia vaya a ser estructural y definitivo de ahora en adelante para todos los estudios de abogados, sino que más bien nos permite entender que el futuro estará más en el denominado “work from anywhere” es decir, trabajar de cualquier lugar independientemente de un espacio físico determinado, sea esta la casa, la oficina o incluso un café. Esta nueva visión de hacer negocios generará en nuestra opinión mayor calidad de vida para nuestros colaboradores y en especial un mayor alcance geográfico para poder brindar nuestros servicios legales. Esto permitirá, por ejemplo, reclutar profesionales de cualquier otra ciudad del país o incluso hasta del mundo entero, posibilitando un crecimiento de nuestra organización y del ámbito de cobertura interesante y expansivo.

Desde luego existen algunos problemas por resolver y cambios por ajustar. Todo es sin duda perfectible, entre ellas asegurar ciertas condiciones mínimas para el desempeño de las labores de los trabajadores a través de la creación de políticas y protocolos que regulen eficientemente estos temas. También se deberá trabajar en la fidelización y empoderamiento de los trabajadores de la organización, de tal manera que se puedan alinear a la visión del estudio de abogados sin perder o alejarse de su identidad.

Por otro lado, tenemos la transformación digital como una necesidad imperante en estos tiempos. La realidad es que hoy en la mesa de todos los estudios de abogados que anhelan poder asegurar la continuidad de sus operaciones, deberían discutirse sobre la transformación digital, analizado el uso eficiente de plataformas digitales, e-commerce, automatización, robotización y la inteligencia artificial. Asimismo, deberán evaluar cómo utilizar todos los datos que producen las empresas y cómo convertir toda esta Big Data en información inteligente que les sirva competitivamente.  

¿Ahora que significa digitalizar tu estudio de abogados? Desde nuestra experiencia y en términos sencillos, es ver cómo hacemos para adaptar tu modelo de negocio a la era digital y estar en una posición de mayor probabilidad de éxito. Crear una propuesta de valor a través del uso de canales digitales. Esto implicará la distribución, publicidad, compra, venta, suministro de información de nuestros servicios legales a través de internet, aplicaciones móviles y otras redes informáticas.

Sin lugar a dudas, la coyuntura de la Pandemia COVID-19 ha acelerado según los expertos hasta 5 años el uso de la tecnología. La gente ha superado el miedo a la utilización de estas plataformas. Es por ello, que los estudios de abogados deberán revisar estos temas con mayor detenimiento buscando acercarse más a sus clientes finales, adaptándose a estos tiempos con una interacción menos física y más digital. Para dicho fin, deberán tener presente 4 aspectos esenciales:

• Evaluar qué tipo de plataforma digital van a utilizar.
• Trabajar en la nueva cultura digital y formar a sus colaboradores en el uso de herramientas digitales.
• Brindar soluciones y seguridad digital a sus clientes desde la página web. Debe ser una página segura, que no se cuelgue y que no pueda ser hackeada.
• Analizar con detenimiento cuáles son los nuevos canales de comunicación y publicidad que utilizarán para lograr los objetivos.

De este modo vemos que la adecuada utilización del trabajo remoto como herramienta de gestión del talento humano en nuestras firmas y un uso eficaz de canales digitales, nos permitirán garantizar no solo la continuidad de nuestras operaciones, sino que más bien nos asegurará la supervivencia, desarrollo, crecimiento y éxito de nuestros estudios de abogados.

En conclusión, si deseas que tu estudio de abogados pueda adaptarse a los retos venideros con éxito, tendrás que utilizar una vacuna NECESARIA en estos tiempos de pandemia: Esto es, basar nuestro modelo de negocio en el “work from anywhere” Y EN LA TRASNFORMACIÓN DIGITAL, para avanzar en esta nueva dirección que la “nueva normalidad” nos trae en los meses y años siguientes.